Funkcje programu do obiegu dokumentów

Ewidencja faktur

Nasz program obiegu dokumentów i faktur pozwala na ręczne oraz automatyczne wprowadzanie dokumentów. W przypadku ręcznego dodania faktury do systemu, polega to na uzupełnienie przez pracownika najważniejszych danych zamieszczonych na fakturze. Są to m.in. data wystawienia, sprzedaży, data wpłynięcia faktury do firmy, tytuł, wystawca, kwota, termin zapłaty, nr faktury. W momencie zastosowania OCR, dane z faktury mogą zostać wprowadzone do systemu automatycznie.

Skanowanie faktur

System posiada wbudowaną aplikację do skanowania faktur. Dzięki niej, plik ze skanem faktury bezpośrednio trafia do systemu. W zależności od ilości otrzymywanych faktur istnieje możliwość zastosowania rozwiązania OCR.

Ścieżki obiegu faktur

Każda z faktur dodanych do systemu jest przekazywana do pracowników z ustalonymi wcześniej ścieżkami obiegu faktur. Dostęp do możliwości zarządzania zależnościami związanymi z przekazywaniem faktur między pracownikami, pozwala w dowolnym momencie na modyfikację ustawionych ścieżek.

Uprawnienia

Dostępny w systemie model uprawnień pozwala w dowolny sposób określać uprawnienia indywidualnie dla każdego pracownika lub dla grupy pracowników. Zgodnie z przypisanymi uprawnieniami, jedna osoba będzie mogła dodać fakturę do systemu, inna tylko przekazać fakturę do opisu, a jeszcze inna zaakceptować  i przekazać do zapłaty. Ponadto w systemie można nadać uprawnienia dla osób, które mają dostęp do wszystkich faktur, bez względu na to, czy brały udział w jej obiegu czy też nie.

Wyszukiwanie faktur

Przy pomocy wyszukiwarki bardzo szybko możemy znaleźć w systemie fakturę bez względu na to, kiedy została wprowadzona do systemu. Dostęp do wielu parametrów wyszukiwarki możemy tworzyć na przykład zestawienia faktur pochodzących od jednego wystawcy lub faktur wprowadzonych do systemu w określonym przedziale czasu.

Kontrola obiegu faktur

W dowolnym momencie obiegu każdej faktury, osoba z odpowiednimi uprawnieniami może zobaczyć na jakim etapie znajduje się faktura oraz jaki termin pozostał do jej zapłaty. Dodatkowo system ma możliwość wyróżnienia faktur powyżej zdefiniowanej kwoty, której wysokość można zmienić samodzielnie w panelu administracyjnym.

Powiadomienia e-mail

W celu wyeliminowania opóźnień związanych z opisywaniem faktur, ich akceptacją czy płatnościami, pracownicy otrzymują powiadomienia na swój adres e-mail. Każde powiadomienie zawiera link do faktury, której ono dotyczy wraz z informacją o zadaniu, które pracownik ma wykonać.

Integracje z innymi systemami

Bardzo często konieczne jest aby program do obiegu dokumentów został zintegrowany z innymi systemami. Najczęściej jest to system finansowo-księgowy, do którego przekazywana jest faktura w momencie jej wprowadzania do naszego rozwiązania, a następnie przekazywane są na bieżąco informacje wpływające na zmianę jej statusu. W zależności od potrzeb danej firmy, możemy zintegrować się z dowolnym innym systemem, który będzie stanowił istotny element w celu automatyzacji wymiany danych między systemami.

Masz pytanie?

Zadzwoń do naszego konsultanta:

+48 22 244 17 77

zwiń

Wyślij zapytanie

Z naszych rozwiązań korzystają: